Rekisteriseloste

Asiakkaan rekisteriseloste ja henkilötietojen käsittely Vahanen-konsernissa.

REKISTERISELOSTE
Henkilötietolaki (523/99) 10 §
Laatimispvm: 21.6.2010

1. Rekisterinpitäjä

Nimi: VAHANEN ja Vahanen-konserniin kulloinkin kuuluvat konserni- ja osakkuusyritykset
Yhteystiedot: VAHANEN, Linnoitustie 5, 02600 Espoo, puh. 020 769 8698

2. Yhteyshenkilö

Maria Wittfooth-Heino
Yhteystiedot: Linnoitustie 5, 02600 Espoo

3. Rekisterin nimi

VAHASEN ja Vahanen-konserniin kuuluvien konserni- ja osakkuusyritysten asiakasrekisteri.

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus (rekisterin käyttötarkoitus)

Rekisterinpitäjä käsittelee asiakkaiden henkilötietoja seuraavia tarkoituksia varten:

  • asiakassuhteen hoitaminen ja kehittäminen
  • tilausten hoitaminen
  • maksaminen, maksujen valvonta ja perintä
  • rekisterinpitäjän palvelujen markkinointi
  • rekisterinpitäjän liiketoiminnan kehittäminen ja siihen liittyvä asiakaspalvelun kehittäminen
  • asiakkaiden kiinnostustietojen sekä palveluihin liittyvien valintojen ja toiveiden seuraaminen, analysointi ja siihen liittyvä asiakaspalvelun kehittäminen

      Henkilötietojen käsittely perustuu henkilötietolain 8 §:n 1 momentin 1, 2, 5 ja 6 kohtaan.

5. Rekisterin tietosisältö

Asiakkaista kerätään ja talletetaan seuraavat tiedot:

  • asiakastiedot: nimi, organisaatio, yhteystiedot (esim. puhelimen ja matkapuhelimen numero sekä sähköpostiosoite ja muu sähköinen osoitetieto) yhteydenottoa varten, arvo tai ammatti, kielikoodi sekä laskutusyhteystiedot
  • asiakaspalautetiedot: asiakkaiden tyytyväisyystiedot, kommentit rekisterinpitäjän palveluista ja muut asiakkaan suostumuksella saadut tiedot
  • tilaustiedot (esim. tiedot aiemmin tehdyistä tilauksista ja tarjouspyynnöistä)
  • palvelujen käyttöön liittyvät tiedot: esim. palvelujen käyttö-, osto- ja peruutustiedot ja tieto, mistä konserni- tai osakkuusyrityksestä asiakas on ostanut palvelun
  • asiakkaan toiveisiin ja valintoihin liittyvät tiedot
  • asiakkaan maksutapa- ja maksukäyttäytymistiedot (mukaan lukien maksuviivetiedot) sekä laskutustiedot
  • asiakkaan suostumus sähköposti-, tekstiviesti- ja muilla automaattisilla järjestelmillä suoritettavaan suoramarkkinointiin
  • lainsäädännön mukaiset suoramainonnan ja muun suoramarkkinoinnin kieltotiedot
  • tiedot rekisterinpitäjän palvelujen käytöstä
  • harrastus- ja kiinnostustiedot
  • muut asiakkaan suostumuksella kerättävät tiedot

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Asiakkaita koskevat tiedot saadaan asiakkaan suostumuksella häneltä itseltään (henkilötietolain 8 §:n 1 momentin 1 kohta) ja hänen haluamiinsa palveluiden tarjouspyyntöihin ja ostoihin liittyvistä tapahtumista (henkilötietolain 8 §:n 1 momentin 2 ja 5 kohdat).Henkilötietoja voidaan kerätä, tallettaa ja päivittää myös Väestörekisterikeskuksen ja muun osoite-, päivitys- ja muuta vastaavaa palvelua tarjoavan rekisterinpitäjän rekistereistä.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Asiakkaiden henkilötietoja luovutetaan säännönmukaisesti Vahasen asiakkuudenhallintajärjestelmään.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

A. Manuaalinen aineisto
Manuaalisessa muodossa olevaa aineistoa säilytetään Vahasen ja kunkin Vahanen-konserniin kuuluvan konserni- tai osakkuusyritykset toimitiloissa, jotka on lukittu ja valvottu.

B. ATK:lle talletetut tiedot
Rekisteriin on käyttöoikeus vain niillä Vahasen tai Vahanen-konserniin kuuluvien konserni- tai osakkuusyritysten palveluksessa olevilla henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja tehtävissään. Heillä on käytössään käyttäjätunnukset ja salasanat.

Tiedot sijaitsevat Vahasen suljetussa verkossa, joka on suojattu teknisesti palomuurilla.

HENKILÖTIETOLAIN 24 §:N MUKAINEN INFORMAATIO ASIAKKAILLE

Rekisteriseloste

Vahasen ja Vahanen-konserniin kuuluvien konserni- tai osakkuusyritysten asiakasrekisteriä käsittelevä rekisteriseloste on nähtävänä Vahasen toimitiloissa osoitteessa Linnoitustie 5, 02600 Espoo ja kotisivulla, www.vahanen.com.

Tarkastusoikeus ja oikeus oikaista virheellinen tieto

Asiakkaalla on oikeus tarkastaa häntä koskevat asiakasrekisterissä olevat tiedot. Kun asiakas haluaa käyttää tarkastusoikeuttaan, hänen tulee lähettää omakätisesti allekirjoitettu tarkastuspyyntö Vahaselle yllä mainitulla osoitteella. Asiakas voi myös käydä Vahasen tai Vahanen-konserniin kuuluvan konserni- tai osakkuusyrityksen toimitiloissa henkilöllisyyden todistava asiakirja mukanaan. Tarkastuspyynnössä asiakkaan tulee ilmoittaa nimensä, osoitteensa ja puhelinnumeronsa. Vahanen toimittaa kirjallisen vastauksensa asiakkaalle 30 päivän kuluessa siitä, kun asiakas on käynyt henkilökohtaisesti Vahasen tai Vahanen-konserniin kuuluvan konserni- tai osakkkuusyrityksen toimitiloissa tai kun asiakkaan kirjallinen tarkastuspyyntö on saapunut Vahaselle tai Vahanen-konserniin kuuluvalle konserni- tai osakkuusyritykselle.

Jos asiakkaan tiedoissa on virheitä, asiakas voi esittää Vahaselle tai Vahanen-konserniin kuuluvalle konserni- tai osakkuusyritykselle virheen korjaamista koskevan pyynnön.

Kielto-oikeus

Asiakkaalla on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä koskevia tietoja suoramainontaa ja muuta suoramarkkinointia varten. Asiakas voi tehdä kiellon ilmoittamalla siitä kirjallisesti Vahaselle osoitteella Linnoitustie 5, 02600 Espoo tai soittamalla numeroon 020 769 8698.

Vahanen-konserni

Tiedot Vahanen-konserniin kulloinkin kuuluvista konserni- tai osakkuusyrityksistä on saatavissa soittamalla numeroon 020 769 8698 ja Vahasen kotisivulta osoitteesta www.vahanen.com